หน่วยที่ 3

การตกแต่งเอกสาร

การสร้างปกรายงาน

                สร้างปกรายงาน (Cover Page) เป็นคุณสมบัติใหม่ของ Microsoft Word 2007 ช่วยให้เราสามารถสร้างปกรายงานแบบมืออาชีพได้อย่าง่ายดาย ซึ่งเวลาโปรแกรมสร้างปกรายงานนั้น โปรแกรมจะทำการแทรกให้เป็นหน้าแรกแบบอัตโนมัติ

วิธีการสร้างปกรายงาน - Cover Page

1. เปิดเอกสารงาน Microsoft Word

2. คลิกแท็ป Insert

3. เลือกคำสั่ง Cover Page

4. คลิกเลือกรูปแบบปกที่ต้องการ

5. พิมพ์ข้อความบนแบบปกที่เลือกไว้

6. บันทึกไฟล์ที่สร้างงานไว้

หมายเหตุ ถ้าเราต้องการยกเลิกปกรายงาน ก็สามารถทำได้โดยการทำตามขั้นตอนคล้ายกับการสร้างปกรายงาน แต่ให้เลือกหัวข้อด้านล่างที่ชื่อว่า "Remove Current Cover Page" แทน เท่านั้น

2. การแทรกรูปภาพและการจัดการรูปภาพตัดปะ (Clip Art)

การตัดปะ หรือเรียกว่า คลิปอาร์ต (ClipArt) เป็นการแทรกภาพตัดปะลงในเอกสาร ภาพตัดปะเป็นไฟล์ภาพที่มีอยู่ภายในโปรแกรม Microsoft Office ทุกรุ่น ในรุ่น 2007 จะมีไฟล์ชนิดแฟ้มสื่อทั้งหมดคือ ภาพถ่าย ภาพตัดปะ ภาพยนตร์ และเสียง ไฟล์ภาพตัดปะจะมีส่วนขยายหรือสกุลไฟล์ .WMF โดยมีวิธีเรียกใช้ได้ดังนี้

1.คลิกแท็บ แทรก (Insert)

2.คลิกปุ่ม ภาพตัดปะ (ClipArt)

3.ปรากฏหน้าต่างทาสก์เพน ภาพตัดปะ (ClipArt)

4.พิมพ์ค้นหาไฟล์คลิปอาร์ต *.WMF

5.คลิกปุ่ม ไป (Go)

6.คลิกที่ไฟล์ภาพที่ต้องการ

7.จะปรากฏภาพที่เลือกบนแผ่นสไลด์

2.1  ตัวเลือกการจัดการภาพตัดปะ (ClipArt)

1.คลิกปุ่มลูกศร  ข้างภาพตัดปะ

2.ปรากฏเมนูตัวเลือก

2.2  การดาวน์โหลดภาพตัดปะบน Office Online ด้วยเบราว์เซอร์ Internet Explorer

1.คลิกรายการ ภาพตัดปะบน Office Online โปรแกรมจะดาวน์โหลดภาพตัดปะจากเว็บไซต์  http://office.microsoft.com/th-th/images/

2.ปรากฏหน้าต่าง ภาพตัดปะบน Office Online

3.คลิกเลือกประเภทรูปที่ต้องการ เช่น การ์ตูน

4.ปรากฏภาพเกี่ยวกับการ์ตูน

5.เลื่อนเมาส์วางที่ภาพที่ต้องการ เช่น ต้นไม้การ์ตูน จะปรากฏหน้าต่างภาพที่เลือก (ห้ามคลิกเพราะถ้าคลิกจะเป็นการแสดงภาพ)

6.ให้คลิกเพิ่มลงในตะกร้า (Add to Basket) (ถ้าต้องการภาพอื่นเพิ่มให้เลือกภาพและคลิกเพิ่มลงในตะกร้า)

7.ภาพที่เลือกจะปรากฏในตะกร้าสิ่งที่เลือก

8.คลิก ดาวน์โหลด (Download) ปรากฏกรอบกำลังดาวน์โหลดตะกร้าสิ่งที่เลือก

9.ถ้าดาวน์โหลดเรียบร้อย จะปรากฏหน้าต่าง Microsoft Clip Organizer

10.คลิกเมาส์เลือกภาพลากมาวางที่สไลด์

11.จะได้ภาพตัดปะออนไลน์บนแผ่นสไลด์

2.3  การดาวน์โหลดภาพตัดปะบน Office Online ด้วยเบราว์เซอร์ Firefox

1.คลิกรายการ ภาพตัดปะบน Office Online โปรแกรมจะดาวน์โหลดภาพตัดปะจากเว็บไซต์ http://office.microsoft.com/th-th/images/

2.ปรากฏหน้าต่าง ภาพตัดปะบน Office Online

3.คลิกเลือกประเภทรูปที่ต้องการ เช่น สัตว์

4.ปรากฏภาพเกี่ยวกับสัตว์

5.เลื่อนเมาส์วางที่ภาพที่ต้องการ เช่น ปลา จะปรากฏหน้าต่างภาพที่เลือก

6.ให้คลิกเพิ่มลงในตะกร้า (Add to Basket) (ถ้าต้องการภาพอื่นเพิ่มให้เลือกภาพและคลิกเพิ่มลงในตะกร้า)

7.ภาพที่เลือกจะปรากฏในตะกร้าสิ่งที่เลือก

8.คลิก ดาวน์โหลด (Download) ปรากฏกรอบกำลังดาวน์โหลดตะกร้าสิ่งที่เลือก

9.ถ้าดาวน์โหลดเรียบร้อย จะปรากฏหน้าต่าง Microsoft Clip Organizer

10.จะได้ภาพตัดปะออนไลน์บนแผ่นสไลด์

หมายเหตุ กรณีใช้โปรแกรมเบราว์เซอร์ Firefox อาจจะพบปัญหาไม่สามารถดาวโหลดภาพตัดปะให้ดูวิธีการแก้ไขดาวน์โหลดในหัวข้อ 2.4

2.4  กรณีไม่สามารถดาวน์โหลดภาพตัดปะบน Office Online

1.ขึ้นข้อความว่า ดาวน์โหลดแฟ้มด้วยตนเองไม่สามารถดาวน์โหลดแฟ้มของคุณได้อัตโนมัติเหตุการณ์นี้สามารถเกิดขึ้นได้ถ้ามีปัญหาในการติดตั้งหรือการใช้ตัวควบคุม ActiveX สำหรับ Office.com ถ้าคุณกำลังใช้ระบบปฏิบัติการอื่นที่ไม่ใช่ Microsoft Windows 7.0 หรือรุ่นที่ใหม่กว่าหรือจากสาเหตุอื่น ๆ

2.แก้ปัญหาคลิกปุ่ม ดาวน์โหลด

3.ปรากฏหน้าต่าง กำลังเปิด ClipArt.mpf

4.คลิกปุ่ม ตกลง

5.รอสักครู่ ปรากฏหน้าต่าง Microsoft Clip Organizer

6.คลิกภาพที่ต้องการ ลากมาวางที่สไลด์

7.จะได้ภาพตัดปะบนแผ่นสไลด์

3. การแทรกรูปภาพ ภาพตัดปะ รูปร่าง SmartArt แผนภูมิ

                3.1 แทรกรูปภาพจากคอมพิวเตอร์ของคุณ

คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกรูปภาพในเอกสารของคุณ 

1. คลิก แทรก > รูปภาพ

2. ในบานหน้าต่างภาพตัดปะ ในกล่องค้นหา ให้พิมพ์คำหรือวลีที่อธิบายรูปภาพคุณกำลังค้นหา และจากนั้น คลิกไป

3. เมื่อคุณค้นหาคลิปอาร์ตและรูปภาพออนไลน์ คุณจะถูกนำไปยัง Bing คุณเป็นผู้รับผิดชอบใน4การปฏิบัติตามข้อบังคับด้านลิขสิทธิ์ และสิทธิ์การใช้งานตัวกรองใน Bing จะช่วยคุณเลือกรูปภาพที่ใช้สามารถใช้ได้

4. ในรายการผลลัพธ์ คลิกสองครั้งที่รายการที่จะแทรก

การแทรกแผนภูมิ (Chart)

การสร้างแผนภูมิหรือการสร้างชาร์ต เป็นการแสดงสรุปข้อมูลต่างๆในรูปแบบของกราฟหรือแบบแท่ง แล้วแต่ผู้จัดทำรายงานนั้นจะเลือกใช้ ซึ่งปกติจะเป็นใน excel เป็นส่วนใหญ่ โดยใน word ก็สามารถที่จะสร้างได้เช่นกัน ซึ่งการอ้างอิงข้อมูลจะใช้งานร่วมกับ excel เพื่อเป็นตารางฐานข้อมูลที่จะเรียกให้แสดงในกราฟนั้นๆ

การแทรกภูมินี้จะเป็นการแทรกโดยผ่านเครื่องมือใน word ซึ่งตัวอย่างนี้จะนำไปใช้ได้ใน Word 2010, 2013, 2016

วิธีแทรกแผนภูมิ

1. ที่ word ให้คลิกแถบ แทรก (Insert)

2. ตามด้วยคลิกเลือก แผนภูมิ (Chart)

3. จะได้หน้าต่าง insert chart ด้านซ้ายให้เลือกประเภทของแผนภูมิที่ต้องการ

4. และแสดงรูปแบบทางด้านขวา ให้เลือกรูปแบบแผนภูมิที่ต้องการ

5. หลังจากเลือกได้ตามที่ต้อง เสร็จแล้วคลิกปุ่ม ตกลง (OK)

6. แล้วเราก็จะได้แผนภูมิ พร้อมกับกล่องข้อมูล excel

7. ให้ทำการใส่ข้อมูลที่ต้องการในช่อง excel แล้วจะเห็นข้อมูลที่ระบุ จะแสดงในส่วนข้องกราฟ

การแก้ไขข้อมูลในแผนภูมิ

8. หากต้องแก้ไขข้อมูลในแผนภูมิ ให้คลิกเลือกแผนภูมิที่ต้องการแก้ไขข้อมูล

9. ภายใต้หัวข้อ Chart Tools คลิกแถบ ออกแบบ (Design)

10. คลิกเลือก แก้ไขข้อมูล (Edit Data)

11. จะปรากฏตาราง excel ข้อมูลขึ้นมาให้แก้ไขรายละเอียด ตามที่ต้องการ เสร็จแล้วปิดหน้าต่างได้เลยครับ

วิธีการปรับแต่งรูปแบบแผนภูมิ

12. คลิกเลือกแผนภูมิที่จะปรับแต่ง

13. ภายใต้หัวข้อ Chart Tools คลิกแถบ ออกแบบ (Design)

14. จากนั้นเลือกตามที่ต้องการปรับแต่ง โดยอาจจะเพิ่มข้อมูล ชื่อแกน หรือ ป้ายชื่อข้อมูล โดยคลิกที่ เพิ่มองค์ประกอบแผนภูมิ

15. หรือต้องการเปลี่ยนสีหรือสไตล์ของแผนภูมิ ก็สามารถเลือกได้เลยครับ

16. เพียงเท่านี้ก็ได้แผนภูมิสวยไปนำเสนอแล้วครับ ซึ่งบทความอาจจะไม่ค่อยละเอียดมากนัก แต่เชื่อว่าทุกคนที่อาจจะสามารถนำไปต่อยอดเพื่อใช้งานกันได้นะครับ

การจับภาพหน้าจอมาแทรกในเอกสาร

                คำสั่งนี้จะทำการแทรกภาพหน้าจอโปรแกรมใดๆ ที่ถูกเปิดใช้งานพร้อมกันในขณะนั้น ลงในเอกสารของ   Office 2010 จุดประสงค์หลักก็คือ บางครั้งเราต้องการอธิบาย การใช้งานโปรแกรมใดๆ แล้วต้องการจับภาพหน้าจอของโปรแกรมนั้นไปลงในเอกสาร ก็ใช้คำสั่งนี้ได้เลย สะดวกมากๆ เพราะหน้าจอโปรแกรมจะไปอยู่ใน เอกสารทันที

1. โปรแกรม Windows Photo Viewver เป็นโปรแกรมที่เราต้องการจับภาพหน้าจอ ซึ่งตอนนี้ได้เปิดโปรแกรมไว้แล้ว

2. ภาพด้านล่างเป็นการนำภาพหน้าจอในข้อที่ 1 แทรกเข้าไปในเอกสาร Office 2010 นำภาพหน้าจอของโปรแกรมหนึ่งไปเป็นภาพประกอบในเอกสาร

3. วิธีแทรกภาพหน้าจอแบบนี้ ให้เปิดหน้าจอโปรแกรมที่ต้องการจับภาพ เช่น แสดงภาพรถ

4. จากนั้นคลิกคำสั่ง ภาพหน้าจอ แล้วเลือกหน้าจอที่ต้องการ

5. กรณีที่ต้องการลบ ให้คลิกที่ภาพ แล้วกด Delete ที่แป้นพิมพ์เพื่อลบได้เลย

6. ส่วนการตกแต่งภาพเพิ่มเติม ให้คลิกเลือกภาพก่อน

7. คลิกแท็ป รูปแบบ

8. คลิกเลือก คำสั่งปรับแต่งภาพได้ตามต้องการ

มีการในขั้นตอนดังนี้

1. เลือก แทรก และเลือก หัวกระดาษ หรือ ท้ายกระดาษ

2. เลือกรูปแบบที่มีอยู่แล้วภายในสำหรับหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษของคุณ หลังจากที่คุณเลือกรูปแบบ พื้นที่หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษจะแสดงอยู่ในเอกสารของคุณ

3. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการในหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ

4. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือก ปิดหัวกระดาษและท้ายกระดาษ

หมายเหตุ: เมื่อต้องการแก้ไขหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษที่มีอยู่ ให้เปิด เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ โดยการดับเบิลคลิกภายในพื้นที่หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ

การแทรกหมายเลขหน้า

ถ้าเอกสารของคุณแล้วมีข้อความหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ (เช่นสำนักงานใหญ่ทำงานหรือชื่อบท) และคุณต้องการเพิ่มหมายเลขหน้า คุณจะต้องใช้โค้ดเขตข้อมูลเพื่อเพิ่มหมายเลขหน้า ถ้าคุณพยายามเพิ่มหมายเลขหน้าลงอยู่หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ โดยใช้แทรก >หมายเลขหน้า ข้อความของคุณที่มีอยู่จะถูกแทนที่ ด้วยหมายเลขหน้าออก

ถ้าคุณไม่ได้ใช้ข้อความหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ ไปที่การเพิ่มหรือเอาหมายเลขหน้าเพื่อเรียนรู้วิธีการเพิ่มหมายเลขหน้าลงในเอกสารของคุณอย่างรวดเร็ว

ใช้โค้ดเขตข้อมูลหน้าเพื่อแทรกหมายเลขหน้า

1. ดับเบิลคลิกที่บริเวณหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ (ใกล้ด้านบนหรือด้านล่างของหน้า)

            2. คลิก เขตข้อมูล ในแท็บ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ

               3. ในรายการ ชื่อเขตข้อมูล ให้คลิก หน้า แล้วคลิก ตกลง

             

                เคล็ดลับ: คุณอาจต้องย้ายกราฟิกหรือองค์ประกอบอื่นๆ บางส่วนในหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษเพื่อดูหมายเลขหน้าหลังจากที่แทรกแล้ว

         

                4. เมื่อต้องการเปลี่ยนรูปแบบลำดับเลข ให้คลิก หัวกระดาษและท้ายกระดาษ > หมายเลขหน้า > จัดรูปแบบหมายเลขหน้า เลือกรูปแบบคุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

                   

                 5. เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดแนวลำดับเลข ให้คลิก หัวกระดาษและท้ายกระดาษ > หมายเลขหน้า > หมายเลขหน้า เลือกการจัดแนวที่คุณต้องการในกล่อง การจัดแนว แล้วคลิก ตกลง

                 6. เมื่อต้องการกลับไปที่เนื้อหาของเอกสารของคุณ ให้คลิก หัวกระดาษและท้ายกระดาษ > ปิดหัวกระดาษและท้ายกระดาษ

                  หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค