หลักการทำงานประมวลผลคำ (Microsoft Word 2010)
ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
1. ช่วยในการจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวดเร็วมากขึ้น เพราะงานเอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บอยู่เป็นแฟ้มข้อมูลลงในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ และสามารถค้นหาและเรียกใช้งานได้สะดวกและรวดเร็ว
2. ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่มีขนาดเล็กแต่มีความจุในการเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก
3. ช่วยลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร เช่น ถ้าต้องส่งจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับจดหมายเป็นจำนวนมากอาจทำได้โดยการจัดทำจดหมายเวียน ซึ่งมีขั้นตอนการทำที่สะดวกและรวดเร็ว ซึ่งถ้าหากใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็อาจจะต้องเสียเวลาในการจัดทำมาก
4. ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์เอกสาร
5. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้เพราะผู้ใช้สามารถนำรูปภาพ รูปวาด ภาพกราฟิกต่างๆ มาแทรกลงในเอกสารได้โดยตรง
6. ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดลดน้อยลง เพราะผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้อง
ของเอกสารได้โดยตรงบนหน้าจอจนพอใจจึงสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์หรืออาจใช้ระบบการตรวจสอบคำผิดแบบ
อัตโนมัติ ในการตรวจสอบการสะกดคำหรือไวยากรณ์ของภาษาก็ได้
---------------------------------------------------------
ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Office Word 2010
เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Office Word 2010 แล้วจะปรากฏหน้าต่างโปรแกรม ดังนี้
1. แท็บเครื่องมือด่วน ( Quick Access Toolbar ) เป็นแถบเครื่องมือเพื่อให้สามารถเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ใช้ยังสามารถเพิ่มปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆไว้ที่แถบนี้ได้ด้วย
2. ชื่อแฟ้ม และ โปรแกรม (Title Bar) เป็นส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรมและชื่อไฟล์เอกสารที่เรากำลังใช้งานอยู่
3. แท็บคำสั่ง(Menu Bar) เป็นเมนูคำสั่งหลักของโปรแกรมซึ่งแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน
4. แถบ Ribbon เป็นแถบที่รวบรวมคำสั่งต่างๆ ของเมนูหรือทูลบาร์ เพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้งานง่ายขึ้น
5. แบบอักษร( Font ) เป็นแท็บกำหนดรูปแบบและลักษณะพิเศษให้กับตัวอักษรและข้อความ
6. แถบไม้บรรทัด ( Ruler ) เป็นแถบแสดงมุมมองไม้บรรทัด
7. ปุ่มปิด เปิดไม้บรรทัด เป็นทางลัดสำหรับการเปิด/ปิด มุมมองไม้บรรทัด
8. เคอร์เซอร์แสดงตำแหน่งพิมพ์ (Cursor) ตัวกะพริบเล็กๆ บนจอภาพ ทำหน้าที่บอกให้เราทราบว่าตัวอักขระที่เราจะป้อนตัวตอไปปรากฏอยู่ที่ใด
9. แท็บเลื่อน(Scroll Bar) แถบสี่เหลี่ยมยาวที่อยู่ริมขวาสุดของโปรแกรม ใช้สำหรับเลื่อนดูข้อความบนจอภาพขึ้นหรือลง แนวตั้งหรือแนวนอนได้
10. มุมมอง ย่อ/ขยาย (View Bar) แสดงมุมมองในเอกสารแบบต่างๆ
11. แท็บสถานะ(Status Bar) แสดงสถานการณ์ทำงานปัจจุบันบนหน้าจอ
---------------------------------------------------------
เมื่อเรามีเอกสารเก่า หรือไฟล์งานเดิมที่บันทึกไว้เรียบร้อยแล้ว ต้องการที่จะเปิดขึ้นมาใช้งาน หรือทำงานต่อ มีวิธีการดังนี้
1. เปิดโปรแกรม Microsoft Word 2010 โดย คลิกที่ Start > Programs > Microsoft Office > Microsoft Word 2010
2. เมื่อโปรแกรม word เปิดขึ้น คลิกที่แฟ้ม > เปิด ดังภาพ
โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง เปิด ให้เลือกว่าไฟล์ word อยู่ที่ไหน มองหาใน จะตั้งค่าที่ MY Documentเสมอ เราต้องรู้ว่าไฟล์ word ของเราชื่ออะไร เก็บไว้ในไดร์ฟไหน โฟลเดอร์ไหน เลือกที่อยู่ให้ถูกและเลือกไฟล์ แล้วคลิกเปิด
การเปิดเอกสารเก่าใช้งาน
เมื่อเรามีเอกสารเก่า หรือไฟล์งานเดิมที่บันทึกไว้เรียบร้อยแล้ว ต้องการที่จะเปิดขึ้นมาใช้งาน หรือทำงานต่อ มีวิธีการดังนี้
1. เปิดโปรแกรม Microsoft Word 2010 โดย คลิกที่ Start > Programs > Microsoft Office > Microsoft Word 2010
2. เมื่อโปรแกรม word เปิดขึ้น คลิกที่แฟ้ม > เปิด ดังภาพ
3. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง เปิด ให้เลือกว่าไฟล์ word อยู่ที่ไหน มองหาใน จะตั้งค่าที่ MY Documentเสมอ เราต้องรู้ว่าไฟล์ word ของเราชื่ออะไร เก็บไว้ในไดร์ฟไหน โฟลเดอร์ไหน เลือกที่อยู่ให้ถูกและเลือกไฟล์ แล้วคลิกเปิด
4. อีกวิธีการหนึ่ง คือ เปิดโปรแกรม word คลิกที่แฟ้ม > จะมองเห็นเอกสารล่าสุด ถ้ามีชื่อเอกสารที่เราจะใช้งาน ก็คลิกเปิดได้เลย ดังภาพ
การบันทึกข้อมูล
การทำงานโปรแกรม word เราควรจะคลิกปุ่มบันทึก บนแท็บ ไว้เรื่อย ๆ เพื่อป้องกันงานสูญหาย เนื่องจาก ไฟดับ ปลั๊กหลุด หรือเครื่องแฮงค์ เป็นต้น
การบันทึกงานครั้งแรก ให้ทำงานขั้นตอนดังนี้
1. คลิกที่ไอคอนบันทึก โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง บันทึกเป็น
2. ในช่องบันทึกใน ให้คลี่สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ลงมาเพื่อเลือกบันทึกงานว่าเก็บไว้ที่ใด ไดร์ฟไหน โฟลเดอร์ใด
3. ในช่องชื่อแฟ้ม ให้ตั้งชื่อไฟล์
4. แล้วคลิกบันทึก
1.โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง เปิด ให้เลือกบันทึกใน ไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ไหน และตั้งชื่อไฟล์ก่อนคลิกบันทึก เหมือนวิธี
เดียวกับคลิกบันทึกจากปุ่มบันทึก
2.การบันทึกอีกรูปแบบหนึ่ง คือ บันทึกเป็น ใช้ในกรณีที่เราต้องการเปลี่ยนที่เก็บ หรือเปลี่ยนชื่อไฟล์
ระยะห่างบรรทัดใน Word 2010
ใน Microsoft Word 2010 ระยะห่างเริ่มต้นสำหรับชุด ลักษณะด่วน ส่วนใหญ่คือ ระยะห่างบรรทัด 1.15 และ 10 พอยต์หลังแต่ละย่อหน้า ระยะห่างเริ่มต้นในเอกสาร Office Word 2003 คือ 1.0 เท่าระหว่างบรรทัด และไม่มีบรรทัดว่างระหว่างย่อหน้า
1. ระยะห่างบรรทัด 1.0 เท่า และไม่มีพื้นที่ว่างระหว่างย่อหน้า
2. ระยะห่างบรรทัด 1.15 และ10 พอยต์หลังย่อหน้า
การเปลี่ยนระยะห่างบรรทัด
วิธีที่ง่ายที่สุดในการเปลี่ยนระยะห่างบรรทัดสำหรับเอกสารทั้งฉบับก็คือ การใช้ชุดลักษณะด่วนที่ใช้ระยะห่างที่คุณต้องการ
ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนระยะห่างบรรทัดสำหรับส่วนใดส่วนหนึ่งของเอกสาร คุณสามารถเลือกย่อหน้านั้น แล้วเปลี่ยนการตั้ง
ค่าระยะห่างของย่อหน้านั้นได้
1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ลักษณะ ให้คลิก เปลี่ยนลักษณะ
2. ชี้ไปที่ ชุดลักษณะ และชี้ไปที่ชุดลักษณะต่างๆ ให้ใช้การแสดงตัวอย่างแบบสด เพื่อสังเกตระยะห่างบรรทัดที่เปลี่ยนแปลงไประหว่างชุดลักษณะชุดหนึ่งกับชุดลักษณะอีกชุดหนึ่ง
ตัวอย่างเช่น ชุดลักษณะดั้งเดิมและชุดลักษณะ Word 2003 ใช้ระยะห่างหนึ่งเท่า ส่วนชุดลักษณะเขียนด้วยลายมือจะใช้ระยะห่างสองเท่า
3. เมื่อคุณได้ระยะห่างตามที่ต้องการแล้ว ให้คลิกชื่อของชุดลักษณะ
เปลี่ยนระยะห่างบรรทัดในส่วนใดส่วนหนึ่งของเอกสาร
1. เลือกย่อหน้าที่คุณต้องการเปลี่ยนระยะห่างบรรทัด
2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ย่อหน้า ให้คลิก ระยะห่างบรรทัด
3. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
ตัวอย่างเช่น คลิก 1.0 เพื่อใช้ระยะห่างหนึ่งเท่าซึ่งเป็นระยะห่างที่ใช้ใน Word รุ่นก่อนหน้า คลิก 2.0 เพื่อใช้ระยะห่างสองเท่ากับย่อหน้าที่เลือก คลิก 1.15 เพื่อใช้ระยะห่างหนึ่งเท่าซึ่งเป็นระยะห่างที่ใช้ใน Word 2010
คลิก ตัวเลือกระยะห่างบรรทัด แล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการภายใต้ ระยะห่าง โปรดดูที่รายการต่อไปนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมของตัวเลือกที่สามารถใช้ได้