การสร้างตารางข้อมูล
เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูล Access คุณจะเก็บข้อมูลในตารางซึ่งเป็นรายการที่ยึดตามเรื่องที่มีแถวและคอลัมน์
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างตาราง ที่ติดต่อ เพื่อเก็บรายชื่อ ที่อยู่
และหมายเลขโทรศัพท์ หรือสร้างตาราง ผลิตภัณฑ์ เพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์
บทความนี้จะอธิบายวิธีสร้างตาราง วิธีเพิ่มเขตข้อมูลลงในตาราง
และวิธีตั้งค่าคีย์หลักของตาราง
และยังอธิบายวิธีตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลและตารางด้วย
เนื่องจาก วัตถุฐานข้อมูล อื่นๆ จะขึ้นอยู่ตารางเป็นสำคัญ
ดังนั้น คุณควรเริ่มต้นออกแบบฐานข้อมูลของคุณด้วยการสร้างตารางทั้งหมดแล้วจึงสร้างวัตถุอื่นๆ
ก่อนสร้างตาราง ให้พิจารณาความต้องการของคุณให้รอบคอบ
และกำหนดตารางทั้งหมดที่คุณต้องการ สำหรับบทนำสู่การวางแผนและการออกแบบฐานข้อมูล
ให้ดูบทความที่ชื่อว่า พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล
ในบทความนี้
ภาพรวม
สร้างตารางใหม่
การแทรก เพิ่ม หรือสร้างเขตข้อมูลใหม่ในตาราง
บันทึกตาราง
ภาพรวม
ตารางเป็นวัตถุฐานข้อมูลที่ใช้ในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
เช่น พนักงาน หรือผลิตภัณฑ์ ตารางประกอบด้วยระเบียนและเขตข้อมูลแต่ละระเบียนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งอินสแตนซ์ของชื่อเรื่องตาราง
เช่น พนักงานรายใดรายหนึ่ง ระเบียนมักเรียกว่า แถวหรืออินสแตนซ์แต่ละเขตข้อมูลจะมีข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบของชื่อเรื่องตาราง
เช่น ชื่อ หรือที่อยู่อีเมล หนึ่งรูปแบบ เขตข้อมูลมักเรียกว่า
คอลัมน์หรือแอตทริบิวต์เขตข้อมูลประกอบด้วยค่าเขตข้อมูล เช่น Contoso, Ltd. หรือ someone@example.com ค่าเขตข้อมูลมักเรียกว่า fact
1. ระเบียน
2. เขตข้อมูล
3. ค่าเขตข้อมูล
ฐานข้อมูล Access สามารถมีตารางได้หลายตาราง
ซึ่งแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน
แต่ละตารางจะมีหลายเขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยข้อมูลชนิดต่างๆ เช่น ข้อความ ตัวเลข
วันที่ และไฮเปอร์ลิงก์
คุณสมบัติของตารางและคุณสมบัติของเขตข้อมูล
ตารางและเขตข้อมูลจะมีคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อควบคุมฟีเจอร์หรือลักษณะการทำงานของตารางและเขตข้อมูลเหล่านั้นได้ด้วย
1. คุณสมบัติของตาราง
2. คุณสมบัติของเขตข้อมูล
ในฐานข้อมูล Access คุณสมบัติของตารางจะเป็นแอตทริบิวต์ของตารางที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏหรือลักษณะการทำงานของตารางทั้งหมด
คุณสมบัติของตารางจะถูกตั้งค่าในแผ่นคุณสมบัติของตารางในมุมมองออกแบบ ตัวอย่างเช่น
คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของตาราง
เพื่อระบุวิธีแสดงตารางตามค่าเริ่มต้น
คุณสมบัติของเขตข้อมูลจะนำไปใช้กับเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงในตาราง
และกำหนดหนึ่งฟีเจอร์ของเขตข้อมูลหรือรูปแบบของลักษณะการทำงานของเขตข้อมูล
คุณสามารถตั้งค่าบางคุณสมบัติของเขตข้อมูลใน มุมมองแผ่นข้อมูล
คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบได้โดยใช้บานหน้าต่าง
คุณสมบัติของเขตข้อมูล
ชนิดข้อมูล
ทุกเขตข้อมูลจะมีชนิดข้อมูล
ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะระบุชนิดของข้อมูลที่เขตข้อมูลนั้นเก็บอยู่ เช่น
ข้อความหรือไฟล์ที่แนบจำนวนมาก
ชนิดข้อมูลคือคุณสมบัติของเขตข้อมูล
แต่จะมีข้อแตกต่างจากคุณสมบัติของเขตข้อมูลอื่น ดังนี้
·
คุณจะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางออกแบบตาราง
ไม่ใช่ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล
·
ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดคุณสมบัติอื่นๆ
ที่เขตข้อมูลมี
·
คุณต้องตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเมื่อสร้างเขตข้อมูล
คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่ใน Access ได้โดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล
เมื่อสร้างเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะกำหนดชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติตามค่าที่คุณใส่
ถ้าไม่มีชนิดข้อมูลอื่นตามที่คุณใส่ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลนั้นเป็นข้อความ
ถ้าจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลได้โดยใช้ Ribbon
ตัวอย่างของการตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติ
ตารางต่อไปนี้แสดงให้เห็นวิธีการตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติในมุมมองแผ่นข้อมูล
ความสัมพันธ์ของตาราง
แม้ว่าแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน
ตารางในฐานข้อมูล Access มักจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน
ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลอาจประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้
·
ตารางลูกค้าที่แสดงรายชื่อลูกค้าของบริษัทคุณ
และที่อยู่ของลูกค้าเหล่านั้น
·
ตารางผลิตภัณฑ์ที่แสดงผลิตภัณฑ์ที่คุณขาย
รวมถึงราคาและรูปภาพของรายการแต่ละรายการ
·
ตารางใบสั่งซื้อที่ติดตามใบสั่งซื้อของลูกค้า
เนื่องจากข้อมูลในเรื่องที่ต่างกันถูกเก็บในตารางแยกกัน
คุณจึงต้องหาวิธีที่จะผูกข้อมูลไว้ด้วยกันเพื่อให้สามารถรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากตารางที่แยกกันได้โดยง่าย
เมื่อต้องการเชื่อมต่อข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางที่ต่างกัน ให้คุณสร้างความสัมพันธ์
ความสัมพันธ์เป็นการเชื่อมต่อแบบตรรกะระหว่างตารางสองตารางที่มีการระบุเขตข้อมูลที่มีเหมือนกัน
คีย์
เขตข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งของความสัมพันธ์ของตารางจะถูกเรียกว่าคีย์
คีย์มักจะประกอบด้วยหนึ่งเขตข้อมูล
แต่ก็อาจประกอบด้วยเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งรายการได้ คีย์มีสองชนิด ได้แก่
·
คีย์หลัก ตารางสามารถมีคีย์หลักได้เพียงคีย์เดียว
คีย์หลักประกอบด้วยอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลซึ่งจะระบุระเบียนแต่ละระเบียนที่คุณเก็บไว้ในตารางโดยไม่ซ้ำกัน
บ่อยครั้งที่จะมีเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน เช่น หมายเลข ID, เลขลำดับ หรือรหัสที่ทำหน้าที่เป็นคีย์หลัก ตัวอย่างเช่น
คุณอาจมีตารางลูกค้าที่ซึ่งลูกค้าแต่ละรายจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่ไม่ซ้ำกัน เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็นคีย์หลักของตารางลูกค้า
การที่คีย์หลักมีมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลมักจะเกิดจากการรวมกันของเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้ว
ซึ่งจะให้ค่าที่ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้นามสกุล ชื่อ
และวันเกิดรวมกันเป็นเป็นคีย์หลักของตารางเกี่ยวกับบุคคล
·
Foreign Key ตารางยังสามารถมี Foreign Key ได้ตั้งแต่หนึ่งคีย์ขึ้นไป Foreign
Key ประกอบด้วยค่าที่สอดคล้องกับค่าในคีย์หลักของตารางอื่น
ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางใบสั่งซื้อ โดยใบสั่งซื้อแต่ละใบจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่สอดคล้องกับระเบียนในตารางลูกค้า เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็น Foreign Key ของตารางใบสั่งซื้อ
ความสอดคล้องกันของค่าระหว่างเขตข้อมูลคีย์จะใช้เป็นหลักเกณฑ์ในการสร้างความสัมพันธ์ของตาราง
คุณสามารถใช้ความสัมพันธ์ของตารางในการรวมข้อมูลจากตารางต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันได้
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางลูกค้าและตารางใบสั่งซื้อ ในตารางลูกค้า
ระเบียนแต่ละระเบียนจะถูกระบุโดยเขตข้อมูลคีย์หลักนั่นคือ ID
เมื่อต้องการกำหนดให้ใบสั่งซื้อแต่ละใบสัมพันธ์กับลูกค้า
ให้เพิ่มเขตข้อมูล Foreign Key ในตารางใบสั่งซื้อที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลID ของตารางลูกค้า
จากนั้นให้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองคีย์ เมื่อเพิ่มระเบียนในตารางใบสั่งซื้อ
ให้ใช้ค่าของ ID ลูกค้าที่มาจากตารางลูกค้า
เมื่อใดก็ตามที่ต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่สั่งซื้อ
ให้ใช้ความสัมพันธ์เพื่อระบุว่าต้องการให้ข้อมูลใดจากตารางลูกค้าสอดคล้องกับระเบียนใดในตารางใบสั่งซื้อ
1. คีย์หลักที่ถูกระบุโดยไอคอนรูปกุญแจถัดจากชื่อเขตข้อมูล
2. Foreign Key ให้สังเกตว่าไม่มีไอคอนรูปกุญแจ
ประโยชน์จากการใช้ความสัมพันธ์
การเก็บข้อมูลแยกกันในตารางที่เกี่ยวข้องกันสร้างประโยชน์ดังนี้
1.
ความสอดคล้องกัน เนื่องจากรายการแต่ละรายการของข้อมูลถูกบันทึกเพียงครั้งเดียวในตารางเดียว
โอกาสที่จะเกิดการกำกวมหรือความไม่สอดคล้องกันจึงมีน้อย ตัวอย่างเช่น
คุณจะเก็บชื่อลูกค้าไว้เพียงครั้งเดียวในตารางเกี่ยวกับลูกค้ามากกว่าที่จะเก็บซ้ำๆ
(ซึ่งจะมีโอกาสเกิดความไม่สอดคล้อง) ในตารางที่มีข้อมูลใบสั่งซื้อ
2.
ประสิทธิภาพ การบันทึกข้อมูลในที่เดียวหมายถึงการใช้เนื้อที่ดิสก์น้อยกว่า
นอกจากนี้ ตารางขนาดเล็กจะให้ข้อมูลได้รวดเร็วกว่าตารางขนาดใหญ่ สุดท้าย
ถ้าคุณไม่ใช้ตารางแยกกันสำหรับเรื่องที่แตกต่างกัน คุณจะสร้างค่า Null
(ไม่มีข้อมูล) และทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในตารางของคุณ
ซึ่งจะทำให้เปลืองเนื้อที่และประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้
3.
เข้าใจง่าย การออกแบบของฐานข้อมูลจะเข้าใจง่าย
ถ้าเรื่องต่างๆ ถูกแยกออกเป็นตารางต่างๆ อย่างเหมาะสม
เคล็ดลับ:
วางแผนตารางของคุณโดยพิจารณาจากความสัมพันธ์ คุณสามารถใช้ ตัวช่วยสร้างการค้นหา
ในการ สร้างเขตข้อมูล Foreign Key ถ้ามีตารางที่มีคีย์หลักที่เกี่ยวข้องอยู่แล้ว
ตัวช่วยสร้างการค้นหาจะสร้างความสัมพันธ์ให้คุณ
สร้างตารางใหม่
ฐานข้อมูลอย่างง่ายอาจใช้ตารางเพียงตารางเดียวได้ เช่น
รายการที่ติดต่อ อย่างไรก็ตาม ฐานข้อมูลจำนวนมากจะใช้ตารางหลายตาราง
เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่
คุณได้สร้างไฟล์ใหม่บนคอมพิวเตอร์ของคุณซึ่งจะทำหน้าที่เป็นคอนเทนเนอร์สำหรับวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณ
รวมถึงตารางของคุณด้วย
คุณสามารถสร้างตารางได้โดยการสร้างฐานข้อมูลใหม่
การแทรกตารางลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่
หรือการนำเข้าหรือการลิงก์ไปยังตารางจากแหล่งข้อมูลอื่น เช่น เวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel, เอกสาร Microsoft
Word, ไฟล์ข้อความ หรือฐานข้อมูลอื่น เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่
โปรแกรมจะแทรกตารางเปล่าใหม่ให้โดยอัตโนมัติ
คุณสามารถใส่ข้อมูลในตารางเพื่อเริ่มต้นกำหนดค่าเขตข้อมูลได้
คุณต้องการทำสิ่งใด
สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่
สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่
นำเข้าหรือเชื่อมโยงเพื่อสร้างตาราง
ใช้ไซต์ SharePoint เพื่อสร้างตาราง
ตั้งค่าคีย์หลักของตาราง
ตั้งค่าคุณสมบัติของตาราง
สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่
1. คลิก ไฟล์ > ใหม่ ถ้าคุณใช้ Access 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft
Office > ใหม่
2. ในกล่อง
ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลใหม่
3. เมื่อต้องการเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นเพื่อบันทึกฐานข้อมูล
ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์
4. คลิก สร้าง
ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดขึ้น และตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1
จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล
สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่
1. คลิก ไฟล์ > เปิด ถ้าคุณใช้ Access 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft
Office > เปิด
2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด
ให้เลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด แล้วคลิก เปิด
3. บนแท็บ สร้าง
ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง
ตารางใหม่จะถูกแทรกลงในฐานข้อมูล
และตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล
นำเข้าหรือลิงก์เพื่อสร้างตาราง
คุณสามารถสร้างตารางโดยนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลที่เก็บไว้ที่อื่นได้
คุณสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในแผ่นงาน Excel, รายการ SharePoint, ไฟล์ XML, ฐานข้อมูล Access อื่น, โฟลเดอร์ Microsoft Outlook และอื่นๆ
นอกจากนี้ได้
เมื่อนำเข้าข้อมูล
คุณจะสร้างสำเนาของข้อมูลในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน
การเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับในภายหลังจะไม่มีผลต่อข้อมูลที่นำเข้า
และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่นำเข้าจะไม่มีผลต่อข้อมูลต้นฉบับ
หลังจากเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลและนำเข้าข้อมูล
คุณสามารถใช้ข้อมูลที่นำเข้าโดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลได้
คุณสามารถเปลี่ยนการออกแบบของตารางที่นำเข้าได้
เมื่อลิงก์ไปยังข้อมูล
คุณจะสร้างตารางที่ลิงก์ในฐานข้อมูลปัจจุบัน ซึ่งเป็นการลิงก์แบบสดไปยังข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งเก็บไว้ที่อื่น
เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางที่ลิงก์
คุณจะเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูลด้วยเช่นกัน
เมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูล
การเปลี่ยนแปลงนั้นจะแสดงอยู่ในตารางที่ลิงก์ คุณต้องสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลในทุกครั้งที่ใช้ตารางที่ลิงก์
คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบของตารางที่ลิงก์ได้
หมายเหตุ:
คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน Excel โดยใช้ตารางที่เชื่อมโยงได้
การแก้ไขปัญหาชั่วคราวทำได้โดยการนำเข้าข้อมูลต้นฉบับไปยังฐานข้อมูล Access แล้วเชื่อมโยงไปยังฐานข้อมูลจาก Excel
สร้างตารางใหม่ด้วยการนำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลภายนอก
1. คลิก ไฟล์ > เปิด ถ้าคุณใช้ Access 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft
Office > เปิด
2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด
ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตารางใหม่
3. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก
ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ ให้คลิกแหล่งข้อมูลใดแหล่งข้อหนึ่งที่พร้อมใช้งาน
ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007
แหล่งข้อมูลจะอยู่ในกลุ่ม นำเข้า
4. ทำตามคำแนะนำในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏในแต่ละขั้นตอน
Access จะสร้างตารางใหม่และแสดงตารางนั้นในบานหน้าต่างนำทางคุณยังสามารถนำเข้าหรือลิงก์ไปยังรายการ SharePoint ได้โดยใช้คำสั่งบนแท็บ สร้าง