หนังสือราชการ
ความหมายและชนิดของหนังสือ
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
ได้ให้ความหมาย หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่
1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ
หรือที่มีไปถึงหน่วยงานภายนอก
3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ
หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
4. เอกสารที่ราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
ชนิดของหนังสือตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526 แบ่งชนิดของหนังสือราชการ ดังนี้
1.
หนังสือภายนอก
2.
หนังสือภายใน
3.
หนังสือประทับตรา
4.
หนังสือสั่งการ
5.
หนังสือประชาสัมพันธ์
6.
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานราชการ
สำนักงานสาขาวิทยาบริการฯ ต่างประเทศ
โดยส่วนมากจะทำเพียงหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน
จึงขอเน้นรายละเอียดของสองแบบนี้เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนในการนำไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
1. ลักษณะของหนังสือภายนอก
หนังสือภายนอก
คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ
หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอกกรณีที่ใช้หนังสือภายนอก
ใช้ติดต่อราชการระหว่างกระทรวง/กรมหนึ่ง หรือจังหวัดหนึ่ง หรือส่วนราชการแห่งใดแห่งหนึ่ง
กับกระทรวงอื่น หรือกรมอื่น หรือจังหวัดอื่น หรือหน่วยงานอื่น หรือกับบุคคลภายนอก
2. ลักษณะของหนังสือภายใน
หนังสือภายใน คือ
หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอกเป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม
หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
3. ส่วนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
ในรูปแบบหนังสือติดต่อราชการ
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ทั้ง
หนังสือภายนอก หนังสือภายใน
และหนังสือประทับตรา จะมีส่วนสำคัญที่เรียกว่า “ข้อความ” ใน “ข้อความ” นี้
แบ่งได้เป็น 2 ส่วน คือ ส่วนที่เป็น “เหตุที่มีหนังสือไป” และส่วนที่เป็น “จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป”
“เหตุที่มีหนังสือไป” จะบอกว่ามีเหตุอย่างไร จึงต้องมีหนังสือไป
“จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป” จะบอกความมุ่งหมายที่มีหนังสือไปว่าประสงค์จะให้ผู้รับหนังสือ
ทำอะไร หรือทำอย่างไร
4. ส่วนท้ายหนังสือ
ในส่วนท้ายหนังสือติดต่อราชการที่ผู้ร่างหนังสือจะต้องเขียน
จะมีเพียงรายการเดียวเฉพาะหนังสือภายนอกเท่านั้น คือ “คำลงท้าย” ส่วนหนังสือภายในและหนังสือประทับตรา
ไม่มีคำลงท้าย“คำลงท้าย” ของหนังสือภายนอก
ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
โดยทั่วไป ใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ”
เว้นแต่
1. หนังสือถึงพระบรมวงศานุวงศ์ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
ให้ใช้คำลงท้าย สำหรับพระบรมวงศานุวงศ์
2. หนังสือถึงพระภิกษุสงฆ์ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีด้วยงานสารบรรณ
ให้ใช้คำลงท้าย สำหรับพระภิกษุ